Hal Utama yang Perlu Diperhatikan Untuk Merekrut Customer Service, ini Checklistnya

TariToro – Buat sahabat toro yang lagi nyari CS buat tim atau bisnis sahabat, jangan asal comot orang aja, bro! CS itu ujung tombak perusahaan kalo mereka nggak becus, bisa-bisa pelanggan kabur dan reputasi perusahaan anjlok. Nah, biar nggak salah pilih, ini dia checklist detail yang wajib sahabat toro perhatiin pas rekrut CS!

Table of Contents

Attitude & Soft Skill yang Oke

CS tuh harus punya empati tinggi dan sabar level dewa. Bayangin aja, mereka bakal deal dengan ratusan customer yang mood-nya nggak bisa ditebak ada yang marah, nanya mulu, atau bahkan ngomong kasar. Jadi, pastiin mereka:

Ramah & easy-going, Jangan yang judes atau baperan.
Komunikasi asik, Bisa ngomong jelas, nggak kaku, dan enak didenger.
Problem solver, Bisa mikir cepat cari solusi, bukan cuma ngandalin script doang.

Kemampuan Bahasa & Teknik Komunikasi

CS nggak cuma harus jago bahasa Indonesia yang baku, tapi juga:

Bahasa Inggris (minimal pasif), Kalau bisnis sahabat toro global, ini wajib!
Gaul tapi profesional, Bisa pake bahasa casual kayak “Siap, Mas/Mbak!” tapi tetap sopan.
Clear pronunciation, Jangan sampe ngoceh nggak jelas, bikin customer makin emosi.

Pengalaman & Technical Skill

Meskipun fresh graduate bisa aja jadi CS keren, tapi kalau udah punya pengalaman, biasanya lebih siap :

Yang Harus Dicek	Detailnya (Jangan Sampai Ketinggalan!)	Alasannya (Biarpun Singkat Penting Banget!)
Pengalaman CS Sebelumnya	Udah pernah jadi CS di industri serupa? Atau setidaknya pernah handle orang ribet?	Yang udah pernah tahan banting di CS biasanya lebih siap mental & fast response.
Bisa Operasionalin Tools CS	Familiar sama Zendesk, Freshdesk, LiveChat, atau Google Workspace? Gak perlu jago banget, yang penting nggak gagap teknologi.	Kalau gak bisa operate tools-nya, kerjaan bisa delay & bikin queue numpuk!
Kecepatan Ngetik & Multitasking	Minimal ngetik 40-50 WPM (words per minute), bisa handle chat + email + telpon dalam waktu bersamaan.	CS yang lambat ngetik = bottleneck tim, bikin customer ngamuk nunggu reply.
Basic Troubleshooting Tech	Bisa jelasin step-by-step hal sederhana kayak “Cara reset password” atau “Clear cache browser”.	Biar gak langsung lempar ke tim IT cuma karena masalah kecil.
Knowledge CRM & Ticketing System	Ngerti cara assign ticket, prioritize complaint, atau track customer history.	Biar kerjaan lebih rapi & gak ada complaint yang lost di void.
Bisa Pake Social Media CS	Tau cara reply DM Instagram, komplain di Twitter/X, atau manage Facebook Messenger.	Sekarang banyak complaint lewat medsos, CS harus melek digital.
Pengalaman Pakai AI & Chatbot	Pernah pake AI assistant kayak Chat GPT buat bikin template reply atau auto-response?	Biar kerja lebih efisien & gak burnout ngulang jawaban yang sama.
Data Entry & Reporting	Bisa input data rapi di Excel/Google Sheets atau bikin laporan customer feedback.	Tracking data penting buat evaluasi tim & improve layanan.

Extra Tips Buat Interview:

Tes Simulasi: Kasih contoh ticket atau complaint, terus suruh handle dalam waktu 5 menit.
Tanya Masalah Teknis: “Kalo customer bilang ‘gak bisa login’, hal pertama yang sahabat toro lakukan apa?”
Cek Adaptabilitas: “Produk kita update tiap bulan, sahabat toro gimana biar tetap up-to-date?”

Intinya: CS yang tech-savvy & punya pengalaman = tim lebih smooth, customer lebih happy!

Kemampuan Handle Pressure

CS tuh kerjaannya multitasking dan high-pressure. Jadi, pastiin mereka:

Nggak gampang stres Bisa tetap chill meskipun antrian customer ngamuk numpuk.
Team player Bisa kolaborasi sama tim lain kayak sales atau tech support.
Resiliensi tinggi Nggak gampang down kalo dimarahin customer.

Product Knowledge & Kemampuan Belajar Cepat

Aspek yang Dicek	Detail Penting	Kenapa Ini Wajib?
Ngerti Produk/Jasa Sahabat Toro	Harus bisa jelasin fitur, benefit, harga, bahkan downside-nya kalau ditanya customer. Gak boleh blank pas ditanya!	Kalau CS aja gak ngerti, customer bakal ragu beli atau malah ilang kepercayaan.
Bisa Jawab FAQ Lancar	Hafal pertanyaan umum kayak “Ini bedanya sama produk X apa?” atau “Bisa refund kalo gak cocok?”. Jawabannya harus jelas & konsisten.	Biar customer gak nunggu lama dan ngerasa dilayani dengan profesional.
Update Info Terbaru	Tau promo baru, perubahan kebijakan, atau produk baru yang lagi launching. Jangan sampe kasih info kadaluwarsa!	Customer bakal sebel kalo dapat info salah, bisa-bisa komplain makin jadi.
Bisa Adaptasi dengan Produk Baru	Gampang nyerap penjelasan produk baru dan langsung bisa jelasin ke customer tanpa latihan lama.	Bisnis berkembang, produk tambah, CS harus bisa keep up!
Paham Kompetitor	Minimal tau kelebihan produk sahabat toro dibanding kompetitor, jadi bisa kasih alasan kenapa customer harus pilih sahabat.	Biar gak kaget kalo customer banding-bandingin, bisa selling point dengan baik.
Bisa Jelasin dengan Bahasa Sederhana	Gak pake istilah teknis ribet. Pakai analogi atau contoh yang relate sama keseharian customer.	Customer bakal bingung kalo dikasih penjelasan kayak textbook kuliah.
Mau Cari Tahu Sendiri	Kalau ketemu pertanyaan aneh, bisa googling atau nanya ke tim lain dulu sebelum ngasih jawaban asal.	Lebih baik bilang “Nanti saya konfirmasi dulu ya” daripada ngibulin customer.
Responsif terhadap Perubahan	Gak kaget kalo ada update sistem, harga, atau kebijakan baru. Bisa langsung adjust cara jelasin ke customer.	Dunia bisnis selalu berubah, CS harus fleksibel biar gak ketinggalan.

Bonus Tip:

Tes Product Knowledge pas interview: Suruh jelasin produk sahabat toro dalam 1 menit kayak lagi promo ke customer.
Kasih Latihan Rutin: Produk baru? Ajak CS briefing atau kasih cheat sheet biar mereka gak clueless.

Intinya: CS yang melek produk = customer seneng, bisnis lancar! 🚀

Test & Trial Sebelum Hire

Jangan langsung percaya sama CV, bro! Tes mereka dulu dengan:

Role-play handling complaint, Lihat cara mereka ngadepin customer marah.
Tes multitasking, Misal suruh handle chat + email dalam waktu bersamaan.
Tes kecepatan respon, Hitung berapa lama mereka nge-reply pertanyaan standar.

Culture Fit & Passion untuk Bantu Orang

CS yang cuma kerja buat duit doang biasanya nggak bakal betah. Cari yang:

Senang bantu orang, Beneran peduli sama kebutuhan customer.
Sesuai nilai perusahaan, Kalau budaya perusahaan santai, jangan hire yang terlalu kaku.

Gimana Jadi CS yang Bikin Pelanggan Auto Seneng?

Yahh, jadi Customer Service (CS) tuh emang keren-keren susah ! Sahabat toro bukan cuma jadi “tukang reply chat”, tapi ujung tombak perusahaan yang bikin pelanggan betah atau malah kabur. Nah, biar sahabat gak dicap CS ala kadarnya, ini tips jitu biar sahabat toro jadi customer service superstar!

1. Attitude itu Nomor Satu!

Pelanggan itu raja, tapi bukan berarti sahabat toro harus sujud-sujud kayak abdi dalem. Yang penting:

Ramah tapi profesional. “Halo, Kak! Ada yang bisa dibantu?” lebih enak didenger daripada “Iya, ada apa?”
Jangan baperan. Kalo dimarahin, tetep cool. Balas dengan, “Maaf ya atas ketidaknyamanannya, kita bantu selesaikan sekarang.”
Empati tinggi. Kalo pelanggan lagi kesel, jangan cuma kasih template response. “Waduh, pasti kesel banget nih. Tenang, kita bantu cari solusinya!”

2. Respons Cepat = Pelanggan Auto Loyal

Gak ada yang lebih bikin kesel daripada nunggu reply CS berjam-jam. Jadi:

Reply dalam 5 menit. Kalo emang lagi rame, kasih auto-reply, “Hi! Kami bakal balas secepatnya, ya!”
Jangan bikin pelanggan repeat Jangan sampe nanya “Masih ada masalah?” padahal tadi udah dijelasin panjang lebar.

3. Kuasai Produk Sahabat Toro Kayak Mantan

Gak lucu kan kalo sahabat toro CS tapi malah gak ngerti produk sendiri?

Hafal fitur & FAQ, Kalo ditanya “Ini bisa COD gak?”, jangan sampe jawab “Eh, nanti saya tanya dulu ya.”
Jujur aja kalo gak tau Daripada ngasal, bilang aja “Wah, ini saya cek dulu biar gak salah info, ya!”

4. Bahasa yang Gaul Tapi Tetap Sopan

CS zaman sekarang harus fleksibel:

Gak kaku. “Oke sip, Bang!” (buat yang casual) vs “Baik, Bapak.” (buat yang formal)
Gak pake istilah teknis ribet Daripada bilang “Silakan clear cache browser Anda”, mending “Coba tutup aplikasinya terus buka lagi, ya!”

5. Problem Solved, Not Just Responded

Jangan cuma nge-reply doang, selesaikan masalahnya!

Kasih solusi, bukan alasan , Jangan bilang “Itu karena sistem lagi error”, tapi “Kami bantu proses manual sekarang, ya!”
Follow up Setelah masalah kelar, tanya lagi, “Udah lancar, Kak? Kalo ada apa-apa lagi, kita siap bantu!”

6. Extra Mile = Pelanggan Auto Jadi Fans

Ini nih yang bikin beda CS biasa vs CS jagoan:

Kasih diskon/solusi tambahan, “Nih, sebagai permohonan maaf, kita kasih voucher 10% ya!”
Personal touch, Ingat nama pelanggan atau history belanjanya. “Wah, Kak Andi lagi belanja lagi nih!”

7. Jangan Lupa Evaluasi Diri

Setiap hari, tanya diri sahabat toro:

Apa responku terlalu lambat?
Apa ada komplain yang berulang?
Gimana caranya biar lebih efisien?

Kesimpulan Hal Utama yang Perlu Diperhatikan Untuk Merekrut Customer Service

Nah, jadi gengs, jadi CS yang bikin pelanggan auto loyal itu sebenernya gak ribet-ribet amat. Kuncinya? Attitude oke, skill mumpuni, plus hati yang emang pengen bantu orang beneran.

Jangan cuma jadi “robot reply”, Pelanggan butuh empati, bukan cuma jawaban template.
Upgrade terus skill & pengetahuan. Dunia CS tuh dinamis, jangan sampe ketinggalan info atau tech.
Jadilah problem solver, bukan alarm maker, Gak usah lempar masalah ke tim lain kalau bisa diselesaiin sendiri.

Intinya, CS yang baik = pelanggan happy = bisnis lancar jaya!

“Bukan cuma kerjaan, tapi bikin orang seneng tuh rasanya worth it banget!”

So, siap jadi CS yang bikin pelanggan auto-subscribe? Let’s go!