TariToro – Buat para HRD, ngitung biaya perjalanan dinas karyawan tuh kadang bikin pusing apalagi kalo harus detail dan sesuai budget perusahaan. Nah, biar gak ribet, simak cara hitung biaya perjalanan dinas ala Gen Z yang praktis dan anti-mainstream!
Gimana Cara Ngitung Biaya Perjalanan Dinas Karyawan? Simak Tips Buat HRD!
1. Transportasi: Pesawat, Kereta, atau Travel?
Pertama, tentuin dulu modal transportasi yang dipake. Biasanya sih:
-
Pesawat: Cek harga tiket promo di Traveloka/Tiket.com, tapi jangan lupa sama baggage allowance-nya.
-
Kereta: Kelas eksekutif atau bisnis? Sesuain sama kebijakan perusahaan.
-
Travel darat: Kalo pake mobil kantor atau sewa, hitung bensin + tol. Jangan lupa kalo ada biaya parkir!
Tips: Simpan semua invoice dan bukti pembayaran biar gampang direimburse.
2. Akomodasi: Nginep di Hotel atau Airbnb?
Cari penginapan yang deket sama lokasi dinas biar hemat ongkos transport. Beberapa perusahaan punya corporate rate di hotel tertentu, jadi bisa lebih murah.
-
Hotel: Cek harga lewat platform kayak Agoda atau langsung booking via website hotel.
-
Airbnb: Bisa jadi alternatif kalo dinasnya lama dan butuh suasana kayak rumah.
Catetin: Budget akomodasi biasanya udah ditentuin perusahaan—jangan sampai kelebihan!
3. Uang Makan & Daily Allowance
Nah, ini nih yang paling dinantiin karyawan! Biasanya perusahaan ngasih:
-
Uang makan harian: Misal Rp 150rb/hari (tergantung kebijakan).
-
Allowance tambahan: Kalo dinas ke luar kota/luar negeri, mungkin dapet tambahan buat jajan atau transport lokal.
Pro tip: Pastiin karyawan ngerti aturannya biar gak ada yang mark up laporan.
4. Transport Lokal: Taksi, Gojek, atau Rental Mobil?
Gak semua kota punya transport umum yang nyaman, jadi perlu diitung juga:
-
Taksi/ojol: Simpan struk atau catet di aplikasi.
-
Rental mobil: Kalo butuh kendaraan pribadi, hitung harganya per hari plus bensin.
Jangan lupa: Kalo pake kendaraan pribadi, biasanya ada mileage reimbursement (misal Rp 5.000/km).
5. Biaya Tak Terduga (Buffer)
Selalu siapin budget ekstra (sekitar 10-20% dari total) buat keadaan darurat kayak:
-
Ketinggalan pesawat → perlu beli tiket baru.
-
Kelebihan bagasi → kena charge bandara.
-
Keadaan medis → obat atau layanan kesehatan.
6. Gimana Cara Ngitung Totalnya?
Contoh simulasinya gini:
✈️ Transport: Tiket pesawat PP Rp2.500.000
🏨 Akomodasi: Nginep 3 malem @Rp500.000 → Rp1.500.000
🍔 Makan: 4 hari @Rp150.000 → Rp600.000
🚖 Transport lokal: Rp300.000 buat jajan gojek/grab
🛡️ Emergency cash (10%): Rp490.000 buat jaga-jaga
Total yang harus disiapin: Rp5.390.000
Udah termasuk buffer, jadi lebih aman! 😎
7. Tools Buat Mempermudah
Biar makin efisien, pake aplikasi kayak:
-
Excel/Google Sheets: Buat tracking budget.
-
Expense management software kayak Rydoo atau Zahir: Biar otomatis ngitung pengeluaran.
Siapa Aja yang Boleh Dinas? Simak Aturannya Biar Gak Salah!
Berikut breakdown-nya biar sahabat toro gak bingung:
| Kategori Karyawan | Boleh Dinas? | Syarat & Ketentuan | Contoh Kasus |
|---|---|---|---|
| Karyawan Tetap (Full-time) | Boleh banget! | – Udah lewat masa probation. – Ada surat tugas/resmi dari atasan. – Sesuai job desk (misal: sales, auditor, project manager). |
Misal: Marketing mau roadshow ke Bali buat promo produk baru. |
| Karyawan Kontrak | Bisa, tapi… | – Harus ada klausul dinas di kontrak. – Durasinya gak boleh ngelebihin masa kontrak. – Butuh approval ekstra dari HR & manajemen. |
Karyawan kontrak 6 bulan dikirim training 1 minggu, asal gak bentrok jadwal. |
| Intern / Magang | Jarang boleh | – Kecuali super urgent & ada pendampingan. – Biasanya cuma lokal, gak keluar kota. |
Intern diajak meeting klien di kota sebelah, tapi cuma sehari & dijemput pulang. |
| Freelancer / Outsourcing | Tergantung deal | – Harus ada perjanjian tertulis. – Biaya ditanggung perusahaan atau dibagi. |
Freelance IT dibayarin buat instalasi sistem di cabang Surabaya. |
| Direksi / C-level | Bebas, tapi… | – Gak perlu approval, tapi harus ada laporan. – Budget biasanya lebih tinggi (bisa bawa asisten). |
CEO meeting di Singapura + extend weekend buat refreshing (dibilang kerjaan juga). |
| Karyawan Probation | Case by case | – Hanya buat kepentingan super penting. – Biasanya diawasi ketat. |
Anak baru di training khusus, tapi cuma 2 hari & deket kantor. |
FAQs Seputar Dinas Karyawan
-
Boleh bawa keluarga?
Nope! Kecuali ada kebijakan family trip (which is super rare). -
Karyawan resign tapi baru balik dinas, gimana?
Biasanya diminta ganti biaya, kecuali udah ada perjanjian. -
Dinas di hari libur?
Boleh, tapi harus ada overtime atau compensatory leave.
Pro Tip buat HRD
-
Bikin SOP jelas biar gak ada yang ngeles atau maksa mau dinas.
-
Pake tools tracking kayak Google Calendar atau HRIS buat monitor siapa aja yang lagi on trip.
Dinas itu privilege, bukan hak mutlak. Jadi, pastiin semuanya transparan dan fair!
Batas Waktu Dinas Karyawan, Jangan Sampai Kelewat!
Nih, patokan waktu maksimal buat perjalanan dinas biar gak ada yang overtime atau malah dikira liburan:
| Jenis Dinas | Waktu Maksimal | Ketentuan | Biar Gak Kena SP |
|---|---|---|---|
| Dinas Dalam Kota | 1 hari (pulang-pergi) | – Gak perlu nginep, kecuali ada kerja lembur. – Klaim transport & makan doang. |
Jangan minta hotel kalo jaraknya cuma 2 jam! |
| Dinas Luar Kota | Max 7 hari (termasuk weekend) | – Weekend ikut dihitung kalo dipake kerja. – Lebih dari itu butuh approval khusus. |
Kalo mau extend buat liburan, urus cuti sendiri! |
| Dinas Luar Negeri | Max 14 hari (tergantung negara) | – Ada batasan budget (liat kebijakan perusahaan). – Harus lapor daily via email/chat. |
Jangan sampe hilang cuma buat nongkrong di cafe Tokyo! |
| Training/Konferensi | Sesuai jadwal acara (+1-2 hari persiapan) | – Gak boleh lebih lama dari durasi acara. – Kalo free day, harus pake cuti pribadi. |
Jangan colong waktu cuma buat jalan-jalan! |
| Project Based | Sesuai timeline project (bulanan/3 bulan) | – Perlu laporan mingguan. – Kalo molor, harus ada evaluasi. |
Jangan asik remote work sambil staycation! |
FAQs Seputar Lama Dinas
-
Boleh extend dinas jadi liburan?
Boleh, tapi hari liburnya harus pake cuti & biaya akomodasi ditanggung sendiri. -
Kalo sakit pas dinas?
Waktunya bisa ditambah, tapi harus ada surat dokter & lapor ke HR. -
Dinas kelamaan sampe kena potong gaji?
Bisa aja kalo melanggar aturan & bikin rugi perusahaan (misal: telat balik tanpa alasan).
Tips buat HRD
-
Kasih reminder 2 hari sebelum pulang: “Bro, besok balik kan? Jangan lupa laporan!”
-
Pake sistem approval buat perpanjangan dinas (misal via Google Form atau HRIS).
“Dinas itu tanggung jawab, bukan paid vacation. Play smart!”
HRD Wajib Tahu! 7 Kesalahan Fatal Saat Ngitung Biaya Dinas Karyawan
1. Gak Ngikutin Kebijakan Perusahaan
Kesalahan: Asal approve budget tanpa liat SOP perusahaan.
Akibat: Bisa kena tegur atasan atau malah bikin rugi perusahaan.
Solusi:
-
Baca ulang panduan budget dinas (uang makan, transport, dll).
-
Kalo ada yang ngeyel minta lebih, kasih tau: “Bukan gue yang nyuruh, tapi company policy!”
2. Lupa Hitung Biaya Tersembunyi
Kesalahan: Cuma ngitung tiket & hotel, tapi lupa baggage, parkir, atau tips.
Akibat: Budget meledak last minute.
Solusi:
-
Siapin buffer 10-20% buat biaya tak terduga.
-
Contoh:
-
Baggage pesawat (bisa Rp 200-500rb)
-
Parkir hotel (Rp 50-100rb/hari)
-
Biaya roaming/data internasional
-
3. Gak Minta Bukti Pengeluaran
Kesalahan: Percaya aja sama laporan karyawan tanpa cek struk/tiket.
Akibat: Bisa ada yang mark up atau palsuin bukti.
Solusi:
-
Wajibin karyawan upload bukti di Google Drive/form online.
-
Cek nominal & tanggal transaksi (jangan sampe ada yang klaim makan Rp 500rb buat 1 orang!).
4. Salah Hitung Daily Allowance
Kesalahan: Ngasih uang makan full padahal udah termasuk di hotel.
Akibat: Double payment = pemborosan.
Solusi:
-
Cek lagi kebijakan:
-
Kalo hotel udah include breakfast, kurangi uang makan pagi.
-
Kalo ada acara yang nyediain makan siang/malam, adjust allowance-nya.
-
5. Ngitung Budget Pas-Pasan
Kesalahan: Pakai harga promo tanpa mikirin kemungkinan harga naik.
Akibat: Kalo ada kenaikan harga, budget tekor.
Solusi:
-
Selalu itung pake harga normal, bukan harga promo.
-
Contoh: Tiket pesawat biasa Rp 2jt, tapi pas mau berangkat harganya naik jadi Rp 3jt.
6. Gak Ada Approval System
Kesalahan: Langsung cairin duit tanpa persetujuan atasan.
Akibat: Bisa-bisa duit dikorup atau dipake buat keperluan pribadi.
Solusi:
-
Pake sistem approval berjenjang (misal: lewat email atau aplikasi HR).
-
Contoh flow: Karyawan → HRD → Finance → Direktur.
7. Lupa Ngasih Batas Waktu Klaim
Kesalahan: Bebasin karyawan klaim kapan aja.
Akibat: Laporan numpuk & susah direkap.
Solusi:
-
Kasih deadline (misal: maksimal 7 hari setelah balik dinas).
-
Kalo lewat? “Sorry, gak bisa direimburse ya!”
Bonus Tip: Pake Tools Biar Gak Ribet!
-
Google Sheets/Excel: Buat tracking budget real-time.
-
Aplikasi Expense Management (Kayak Rydoo atau Zahir): Biar klaim & approval otomatis.
-
Template Laporan Dinas: Kasih format standar biar karyawan gak asal lapor.
Kesimpulan Cara Menghitung Biaya Perjalanan Kerja Karyawan untuk Seorang HRD
Nah, itu tadi ultimate guide buat ngitung biaya dinas ala HRD kekinian. Dari ngitung transport sampe ngantisipasi biaya tak terduga, semua udah dibongkar biar sahabat toro gak kagok ngadepin laporan keuangan yang minta ampun.
Intinya sih:
-
Jangan asal approve budget tanpa ngikutin SOP perusahaan.
-
Detail itu wajib! Dari baggage charge sampe parkir, catet semua biar gak ada yang bocor.
-
Pake tools biar efisien, jangan manual mulu kayak zaman baheula.
Kalo sahabat toro bisa ngelakuin ini semua, bukan cuma perusahaan yang seneng (karena budget aman), tapi karyawan juga bakal respect sama sahabat toro sebagai HRD yang on point. Siapa tau tahun depan bisa naik gaji karena skill ngitungnya tajem, eh?
“So, jangan cuma jadi HRD yang bisa ngasih surat tugas doang. Jadilah yang melek budget, anti-gagal hitung, dan bikin semua pihak happy. Let’s level up!” 🚀
